Lições Aprendidas em Projetos

Você deixa seu carro na mesma vaga em que recebeu multa por estacionamento em local proibido? Dificilmente.

Seu carro bicombustível rende mais com gasolina. Você completa o tanque com álcool? Não, se a gasolina permanecer mais rentável para você, certo?

Tomamos as decisões baseadas em experiências passadas, sejam elas positivas ou negativas. Esse é o mesmo princípio das Lições Aprendidas em projetos.

Define-se Lições Aprendidas como situações não previstas positivas ou negativas que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto e que tiveram uma ação para aproveitar a oportunidade apresentada ou corrigir um erro no percurso.

Esse aprendizado auxilia a evitar ou saber qual o caminho tomar no momento da ocorrência do imprevisto e pode ser utilizado tanto no projeto atual quanto em projetos futuros, levando-se em conta as diferenças naturais entre eles. É a melhoria contínua na prática!

O gerenciamento dessas lições deve controlar e monitorar, documentando e disseminando no momento da sua ocorrência. Aqui vai uma dica: não espere o final do projeto para levantar as Lições Aprendidas. Metodologias ágeis oferecem a oportunidade periódica para discutir as Lições Aprendidas nas reuniões de Retrospectiva que acontecem de duas a quatro semanas. Nessa reunião as lições são coletadas, resolvidas e disseminadas através de perguntas simples: O que foi bom na última Sprint? O que deve ser melhorado para próxima? Em projetos tradicionais, essa reunião pode ser realizada ao final de cada etapa ou fase do ciclo de vida.

A forma que será armazenado ou quais informações compõem a lição aprendida depende de cada organização. Você pode criar o formato mais adequado para sua realidade. As lições podem ser armazenadas em planilhas, documentos de texto, mapas mentais ou sistemas próprios. Contudo, uma boa lição aprendida deve ter as seguintes características:

• Simples: deve possuir uma linguagem simples, clara e direta, ou seja, deve ser compreensível a todos;
• Rastreável: montar uma estrutura que permita o gerenciamento e acesso fácil às informações;
• Relevante: somente informações e lições importantes devem ser documentadas. Devemos evitar documentos grandes para estimular a leitura de todos os envolvidos;
• Contextualizada: a informação deve ter um cenário para que seja possível entender o contexto.

Exitem diferentes formas para a construção do documento, sugiro alguns campos que podem contar na sua documentação de Lições Aprendidas (clique aqui para fazer o download do modelo):

• Atividade: breve descritivo sobre a lição, entre 5 e 7 palavras;
• Tipo: classificados como Oportunidade, quando pode trazer uma influência positiva ao projeto; Ameaça, quando a influência é negativa;
• Situação: é o status da lição. Quando ações corretivas ainda estão sendo aplicadas rotula-se a situação como Aberto. Fechado é quando a lição já ocorreu e foi finalizada;
• Lição aprendida: texto que explica em detalhes, preocupando-se em aprensentar o cenário e o contexto;
• Ação preventiva: quais as ações que podem ser realizadas para prevenir a ocorrência de uma influência negativa;
• Ação corretiva: em caso de ocorrência, quais as ações podem ser tomadas para minimizar a influência negativa ao projeto;
• Prioridade: auxilia na criação de um plano de ação e a definição dos itens que devem ser trabalhados em ordem de importância. As colunas Tipo e Impacto podem ajudar a definir as prioridades;
• Impacto: classificação de impacto sobre o cliente e o negócio. Poderemos ter Alto, Médio, Baixo ou Nenhum impacto sobre clientes e negócio;
• Área afetada: áreas afetadas pela ocorrência de um contratempo no projeto. É um campo bastante particular e deve refletir a realidade da empresa;
• Recorrência: classifica a possibilidade de ocorrência da lição em outros projetos;
• Responsável: profissional indicado para tirar dúvidas e auxiliar nas ações para tratar uma lição em outros projetos.

Aprender e se adaptar rapidamente são características exigidas pelo mercado atual, e as Lições Aprendidas podem auxiliar muito a otimizar as respostas frente um contratempo de projeto.

Abraço.

Referência:

Imagem: Diego de Los Campos: unumeno boristefa: verde09. Disponível na Internet em: http://deloscampos.multiply.com/photos/album/30/unumeno_boristefa#photo=17.jpg

VARGAS, Ricardo. Lições aprendidas. Disponível na Internet em: http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/lessonslearned/. Atualizado em 2009. Acessado: 2009.