As três finalidades do cronograma de projetos

O tema gerenciamento de projetos, quando analisado a partir dos diferentes modelos e metodologias se torna mais atraente, complexo e ao mesmo tempo polêmico. E um dos assuntos que causa maior divergência é quanto ao cronograma de projetos.

Sem adentrar, pelo menos nesse artigo, nas peculiaridades de cada metodologia, todos os cronogramas atendem a três finalidades, de acordo com BERKUN:

• Agendamento de compromissos;
• Foco;
• Controle.

A finalidade primeira - agendar compromissos, tem como meta apresentar aos envolvidos os marcos do projeto. Internamente, visa mensurar a equipe, divulgar etapas, comunicar responsáveis, identificar viabilidade de atender novos projetos.

Externamente, um cronograma apresenta uma expectativa de entregas, permite a visualização do recebimento do produto. Nesse caso, o cronograma equivale a um acordo entre as partes, é a descrição técnica do documento de visão, por exemplo.

O foco é a segunda finalidade. Todos os envolvidos no projeto, após a divulgação do cronograma, passam a ter um foco, uma meta a ser alcançada. O objetivo maior, devidamente comunicado, bem como os inter-relacionamentos entre tarefas, auxiliam a manter a atenção em caminhos críticos no cronograma, evitando potenciais atrasos em cascata.

A formalização desse compromisso proporciona ao indivíduo pensar no coletivo e no que suas ações influenciarão nos demais envolvidos, além das conseqüências sobre a meta.

A terceira e última finalidade citada por Berkun é quanto ao controle. A grande maioria das equipes com as quais trabalhei se mantém motivada à medida que o cronograma avança. Enquanto as tarefas são entregues, a meta final se torna mais próxima. É inevitável o retorno motivacional sobre a equipe frente ao avanço no projeto.

Por outro lado, em termos gerenciais, sem um cronograma estimado não há como mensurar o andamento do projeto. Quanto já foi realizado e o quanto resta fazer? Qual a velocidade da equipe? Há maneiras de entregar antes do prazo? Ou atrasaremos a entrega?

Berkun afirma que um bom cronograma aumenta as possibilidades de ocorrência de fatos positivos ao projeto. Contudo, um cronograma por si só não resolve problemas de liderança, de um processo precário ou de uma metodologia falha. Pelo contrário, a exposição da equipe frente a um compromisso inalcançável, mina a produtividade e afeta a credibilidade da meta, inevitavelmente.

Não é a resposta para todos os problemas, mas “há um poder psicológico em um cronograma que externa e amplifica o compromisso que está sendo assumido”, afirma Scott Berkun.

Abraço.

Referência

BERKUN, Scott. A arte do gerenciamento de projetos. Bookman 2008.