25 de abril de 2010

Definição de responsabilidades


Um dos grandes vilões em projetos, ditos por muitos como a principal causa de fracassos é a comunicação. Assim, utilizo das palavras de Saramago, que exemplifica melhor do que eu em seu livro Caim, os problemas de comunicação:

"Ao contrário do que geralmente se pensa, o burro é um grande conversador, basta reparar nas diversas maneiras que tem de zurrar e resfolgar e na variedade de movimentos das orelhas, nem todas as pessoas que montam jumentos conhecem a linguagem deles, daí que acontecem situações aparentemente inexplicáveis como postar-se o animal no meio do caminho, imóvel, e dali não sair nem que o moam à pancada. Diz-se então que o asno é teimoso como um burro quando afinal do que se trata é de um problema de comunicação, como tantas vezes sucede até entre os humanos." 

Dentro de uma comunicação de qualidade é importante que sejam definidos: metas, funções, responsabilidades e atividades para cada um dos componentes da equipe. Classifico como problema de comunicação pois assumo que seria impossível iniciar um projeto sem que o Gerente não os tenha previamente definido.

Parece simples e claro definir as tarefas dos membros da equipe. Talvez por esse motivo seja frequentemente negligenciada. Não é raro a equipe se perguntar de quem é a responsabilidade por uma tarefa. Quem deveria resolver determinado problema? Qual será minha participação? Como eu contribuo para o projeto? Essas são perguntas que cada membro da equipe deve responder com facilidade, caso contrário, você tem um problema que deve ser rapidamente corrigido.

Definir a Meta

O primeiro passo é a definição da meta. Seja a meta do projeto ou a meta da iteração/sprint, não importa. Os componentes devem visualizar para onde estão indo e concentrar-se nesse objetivo.

Definir Funções

Todos devem ser informados sobre suas funções no projeto. Qual a função que o indivíduo exercerá no projeto, dentro de suas aptidões e interesse? Apresente as posições de cada um, pois um time não vence com 11 atacantes. Parece bobo, e é.

Denomino como função, o cargo que o colaborador vai exercer no projeto. O Gerente deve "distribuir as camisetas" sempre de acordo com as aptidões e interesses dos liderados. Dessa forma, deve definir quem será membro da equipe de execução, coordenador, analista, consultor, por exemplo.

Definir Responsabilidades

Responsabilidades são ações mais gerais que normalmente se encontram até um penúltimo nível da WBS* (Work Breakdown Structure), Figura 1.

 Figura 1 - EAP

A partir de uma matriz são definidas as responsabilidades de forma geral e são formalizadas as ações de coordenação, aprovação, apoio, execução, por exemplo. Esse documento é denominado Matriz de Responsabilidade e pode associar responsabilidade aos componentes do time ou área da organização.

Clique aqui e baixe um modelo de Matriz de Responsabilidade. 

Definir Atividades

Todos os componentes da equipe devem ser comunicados sobre qual é seu papel dentro do time. Devem conhecer suas atividades e como podem contribuir para atingir a meta. As atividades nascem a partir da quebra dos pacotes de trabalho da WBS, gerando o cronograma do projeto.

Regras do Jogo

O líder continua sua tarefa em montar a equipe, agora, comunicando o que ele espera de cada um componente. É uma conversa clara e direta, onde ele deve mostrar as regras do jogo tanto de forma individual quanto coletiva. É o nascimento de um grupo que em breve deve tornar-se uma equipe.

Sempre defina e comunique a meta, as funções, as responsabilidades, as atividades e as regras do jogo, mesmo que não utilize ferramentas gerenciais como a WBS.

Por fim, dentro da proposta do simples, claro e direto, formule documentos que o auxilie, que sejam práticos e fáceis de acessar, ler e gerenciar. Faça o gerenciamento agir ao seu favor, ou seja, não crie uma documentação pesada com informações desnecessárias. Seu tempo deve ser dedicado ao estratégico e ao que trouxer maior retorno.

Abraço.

* WBS ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é uma ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto. Cada nível descendente da EAP representa um aumento do detalhamento. Ouça aqui o podcast do Ricardo Vargas sobre EAP.

2 comentários:

  1. Quando os envolvidos no projeto, tem um comportamento digamos... individualista, se preocupam apenas com o seu e não o todo. Quando os integrantes da equipe não possuem uma postura de cooperação, respeito e vontade de contribuir um com o outro. O gerente pode ter dificuldade em definir tarefas, esse muitas vezes pode ser o motivo para tal negligência nessa ação.
    Não são poucas as vezes em que evidenciamos os membros da equipe sem saber quem deve resolver o que. E muito pior muitas vezes o próprio responsável dela equipe que deveria estar resolvendo os problemas não sabe quem faz o que.
    Ter claro para onde o projeto deve caminhar é fundamental para a concretização de seu objetivo, pois caso contrário muito provavelmente o projeto irá pelo caminho errado e talvez nem chegue a seu destino.
    A definição das funções, responsabilidades, atividades muitas vezes até é feita, porém esbarra na comunicação das regras do jogo e do que se espera de cada integrante da equipe. Algumas vezes pela “falta de tempo”, por “achar que está claro”, ou por pensar que “é a obrigação ele saber isso” o alinhamento das informações fica comprometido e com isso o andamento do projeto.

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  2. É isso mesmo, Vanessa. Eram dois pontos chaves nesse post: a comunicação e as responsabilidades. E a própria equipe pode e deve cobrar quando observar problemas nessas definições.
    Thanx!

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