18 de março de 2010

Planejamento de Reuniões

Tenho um amigo que adora reuniões, apesar de comentar comigo que as vezes são improdutivas ou longas demais. A sensação depois de um dia inteiro de reuniões pode ser de frustração ou a impressão de que não produziu o que poderia ter produzido.

Para evitar o mau uso do tempo é preciso em primeiro lugar identificar a necessidade da reunião. Caso a reunião seja inevitável passamos para o seu planejamento.

O planejamento de uma reunião deve prever os seguintes quesitos: objetivo, resultado, tempo, participantes, agenda e infra-estrutura.

Caso você seja o facilitador da reunião, o primeiro item que precisa ser definido é o objetivo da reunião. Esse quesito é fácil e importante para que os participantes se preparem para o tema que será discutido.

Em seguida, preciso antecipar o resultado da reunião. Qual é a minha meta para essa reunião? Ao final da reunião a meta deve ter sido alcançada.

A definição do tempo é primordial para dar foco, manter o objetivo e a agenda da reunião, além de evitar que a reunião se alongue indefinidamente, comprometendo o planejamento diário. O ideal para uma reunião é uma duração entre 45 e 60 minutos.

Devido ao tempo e dependendo do tema, será necessário estudar bem a lista de participantes da reunião. Logicamente o número de pessoas pode comprometer o tempo e até mesmo a qualidade da reunião. "O excesso de gente impede de ver as pessoas" - Mário Quintana tinha razão, no nosso contexto o excesso tira o foco das peças importantes para a resolução do problema e que mereceriam maior atenção. Autores afirmam que o número ideal é de 6 participantes.

Durante a reunião, uma informação que ajudará a manter o ritmo e garantir o atendimento do resultado é a agenda da reunião. Você define o cronograma de informações a serem discutidas, e pode até atribuir o tempo de discussão para cada item, a fim de manter o bom andamento da reunião.

Por fim, garanta que a estrutura esteja disponível para a reunião. O levantamento das necessidades de infra-estrutura e verificação antes do início da reunião evita contratempos de última hora.

Espero que essas dicas simples possam ajudá-lo a tornar sua reunião mais produtiva.

Abraço.

2 comentários:

  1. Então Vicente, o meu sonho é um dia acabar com as reuniões. De todas as que participei nos últimos dois anos (e foram muitas) acho que 90% não foram produtivas. Mas, gostei das dicas, e vamos tentar colocar em prática.
    Abraços e Parabéns pelo conteúdo.
    Marcelo.

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  2. Acabar com as reuniões é difícil, ainda mais sendo você um defensor das práticas ágeis. Mas concordo com você quando afirma que grande parte das reuniões são improdutivas e particularmente considero que dois sejam os motivos: a reunião não era imprescindível ou falta de planejamento.

    O que você acha?

    Obrigado pela assiduidade! Abraço.

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