Plano Semanal

O terceiro hábito citado por Covey em seu livro 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes tem um título bastante sugestivo: Primeiro o mais importante.

Passamos os dias pulando entre os quadrantes de importância e urgência (imagem abaixo), mas nunca paramos para calcular em quais tarefas o esforço deveria ser aplicado. Sou uma pessoa do papel, que precisa elencar as metas semanais para que quando efetivadas rabiscá-las e seguir em frente, e alcançar o próximo objetivo. Isso me permite manter claro o foco e onde minhas atenções devem se direcionar. Por esse motivo uso o Plano Semanal. 

Antes, é preciso compreender a diferença entre Ungência e Importância.

É dita urgente uma atividade que requer atenção imediata. É quando o "fogo está pegando" e você pode ajudar a apagá-lo.

Por outro lado, o importante vai ao encontro da metas, da missão e dos valores. Em uma perspectiva pessoal seriam ações que o deixa mais perto de alcançar um plano de carreira, por exemplo. Corporativamente, poderia citar os planos de ação para alcançar os objetivos estratégicos do Balanced Scorecard da Empresa.

Agora você pode me perguntar: simples assim? A resposta é não. Nunca é simples. Seguir um plano nunca é tranquilo. O seu desafio é buscar reduzir os incêndios para limitar o máximo de suas atenções no que traz resultado, o Importante.

A construção da integridade pessoal advém do cumprimento de compromissos assumidos, seja na sua vida pessoal ou profissional.

Baseado em uma proposta apresentada no livro 7 Hábitos, disponibilizo aqui uma planilha denominada de Plano Semanal. O preenchimento semanal (domingo a noite é um ótimo momento para isso) deve seguir alguns passos, conforme segue:

• Papéis: o nosso tempo é dividido entre diferentes funções sociais ou papéis. Amigo, Marido, Gerente de Equipe, Filho. Segundo Barbosa e Cerbasi, aqui deve haver o máximo de equilíbrio entre os papéis. Pois assim que surge uma atividade urgente para resolver, geralmente o tempo dedicado a papéis prazerosos é eliminado. Errado, não? Mas essa é uma realidade.
• Projeto: quando utilizado na vida profissional esse item parece fazer mais sentido. Mas você pode sim traçar projetos pessoais, como Graduação, Mestrado ou a Reforma da Casa. Esse item é opcional e que foi inserido por mim por uma necessidade pessoal.
• Atividades: são as ações que você deve realizar dentro dos diferentes papéis tendo sempre a meta como parâmetro mais importante. Atender o importante, reservando algum tempo para emergências.
• Prioridades do Dia: particularmente, nas Prioridades do Dia, aponto apenas a numeração das atividades, para deixar a planilha mais leve e eliminar a sensação de estar superestimando o tempo.

O que é interessante é que a medida em que as semanas passam, você vai adaptando a planilha de forma que atenda as suas necessidades. Além disso, é importante salientar que o Plano Semanal é vivo, portanto pode e deve ser trabalhado durante a semana.

Lembre-se que o plano deve sempre atender a meta e quanto maior o número de ações para isso, mais eficazes seremos. Em resumo, devemos diminuir gradativamente o número de tarefas que não atendam a meta.

Ao final de cada semana você pode mensurar o percentual de tarefas agendadas que foram finalizadas, gerando um ranking pessoal, ou até mesmo um desafio semanal de alcançar determinado valor.

Fica aí a dica!

Abraço.

Referências:

CERBASI, G., & BARBOSA, C. (2009). Mais tempo, mais dinheiro. Thomas Nelson Brasil.
COVEY, S. (2008). Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. Franklin Covey.